Erste Schritte mit KREIS

Leitfaden von zyntix · Stand: November 2026

Fang mit dem Auftraggeber an, dann lädst du dein Team ein und legst den ersten Auftrag an. Danach verbindest du die Telefone der Monteure. Nach dem ersten Einsatz liest du den Rückläufer, und aus ihm schreibst du die Rechnung. Jeder Abschnitt nennt die Knöpfe so, wie sie im Portal heißen.

Auftraggeber anlegen

Ein Auftrag braucht jemanden, für den du arbeitest: eine Hausverwaltung oder einen Direktkunden.

1. Öffne „Auftraggeber“ und klicke auf „Auftraggeber anlegen“.
2. Wähle „Hausverwaltung“, wenn die Verwaltung Aufträge selbst im Portal melden soll. Für einen Kunden ohne Portalzugang wählst du „Direktkunde“.
3. Bei der Hausverwaltung trägst du gleich die Person ein, die Zugang zum Portal bekommt. „Anlegen und einladen“ schickt ihr die Einladung.

Einen Direktkunden kannst du später ins Portal einladen.

Dein Team einladen

Jeder im Betrieb bekommt ein eigenes Konto. Einen Monteur mit Konto wählst du im Auftrag gleich aus und richtest später sein Telefon ein.

1. Öffne „Team“ und klicke auf „Konten verwalten“.
2. Klicke auf „+ Einladen“. Trag E-Mail, Name und Tätigkeit ein und wähle bei „Stufe“ für Monteure „Monteur“.
3. „Einladen“ schickt die Einladungsmail. Ein Monteur steht danach auch in der Monteurliste.

Ersten Auftrag anlegen

Der Auftrag hält fest, was wo zu tun ist. Monteur und Termin dürfen anfangs fehlen.

1. Klicke auf der Übersicht auf „Neuer Auftrag“.
2. Der Assistent fragt nacheinander „Auftraggeber“, „Objekt“, „Material“, „Einteilung & Termin“ und „Prüfen“. Unter „Auftraggeber“ nimmst du einen bestehenden oder legst gleich einen neuen Direktkunden an.
3. Mit „Auftrag anlegen“ steht der Auftrag unter „Aufträge“.

Wie du Einsätze im Kalender planst, steht im Leitfaden „Einsätze planen und Monteuren zuteilen“.

App verbinden

Mit der App sieht der Monteur seine Einsätze und meldet nach der Arbeit den Rückläufer. Verbunden ist ein Telefon, sobald du es freigegeben hast.

1. Der Monteur braucht die KREIS-App auf seinem iPhone. Android kommt.
2. Öffne „Team“, dann „Konten verwalten“ und „Monteure“. Klicke beim Monteur auf „Gerät einrichten“. KREIS zeigt einen Einmal-Code mit „Betrieb“ und „Code“ und einen QR-Code.
3. Der Monteur tippt in der App „Betrieb“ und „Code“ ein oder scannt den QR-Code.
4. Wartet das Telefon auf Freigabe, klickst du auf „Freigeben“.

Geht ein Telefon verloren, nimmst du ihm den Zugang mit „Widerrufen“.

Rückläufer ansehen

Nach dem Einsatz meldet der Monteur, wie lange er gearbeitet hat und welches Material verbaut oder übrig ist. Das ist der Rückläufer.

1. Öffne unter „Aufträge“ den Punkt „Rückläufer“ und klicke einen Eintrag an.
2. Prüfe Arbeitszeit, Fahrt und Material. Solange der Rückläufer offen ist, kannst du sie ändern.
3. Stimmt alles, klickst du auf „Verbuchen“. Zurückgegebenes geht ins Lager, und der Rückläufer steht für die Rechnung bereit. Stimmt etwas nicht, nimmst du „Verwerfen“.

Was dabei mit dem Material passiert, steht im Leitfaden „Restmaterial zurückmelden und verbuchen“.

Rechnung schreiben

Die Rechnung entsteht am Auftrag, aus den verbuchten Rückläufern. Alle Rechnungen stehen unter „Buchhaltung“ bei „Rechnungen“.

1. Öffne den Auftrag und klicke auf „Rechnung erstellen“. KREIS legt einen Entwurf aus den verbuchten Rückläufern an.
2. Prüfe die Positionen und ergänze, was fehlt, mit „Position hinzufügen“. „Vorschau ansehen“ zeigt dir das PDF.
3. Meldet die „Prüfung“ nichts mehr, klickst du auf „Rechnung stellen“.
4. Auf der Seite der Rechnung lädst du sie herunter oder schickst sie mit „Per E-Mail versenden“.

Ob die Rechnung als ZUGFeRD, als XRechnung oder nur als PDF entsteht, stellst du je Auftraggeber unter „Rechnungsdaten“ ein. Abschlags- und Schlussrechnungen zu einem angenommenen Angebot und Mahnungen schreibst du ebenso in KREIS.

Fragen

Deine Frage fehlt? Schreib an info@zyntix-kreis.de.

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