Hausverwaltungen melden Aufträge selbst
Leitfaden von zyntix · Stand: Oktober 2026
Statt anzurufen oder zu mailen, meldet die Hausverwaltung ihre Aufträge im Portal deines Betriebs. Dort sieht sie, wie weit ein Auftrag ist, und schreibt Kommentare direkt am Auftrag. Interne Kommentare des Büros und alles, was die Monteure schreiben, sieht sie nicht. In KREIS gehört dieses Portal dazu.
Warum es sich lohnt, wenn die Hausverwaltung selbst meldet
Am Telefon geht leicht eine Angabe verloren, etwa die Wohnung oder wer vor Ort aufschließt. Mails bringen Fotos mit, die das Büro erst dem richtigen Auftrag zuordnen muss. Und wenn niemand Bescheid gibt, ruft die Hausverwaltung an und fragt, wann jemand kommt.
Im Portal verlangt das Formular die vollständige Adresse und eine Beschreibung. Fotos und Unterlagen hängen gleich am Auftrag. Den Stand liest die Hausverwaltung dort selbst ab, und Rückfragen stehen als Kommentare beim Auftrag.
Was die Hausverwaltung sieht und was nicht
Jede Hausverwaltung sieht nur ihre eigenen Aufträge. Hat sie mehrere Konten, sehen alle dieselben Aufträge.
| Was | Im Einzelnen | Sieht die Hausverwaltung |
|---|---|---|
| Stand | In Wörtern wie „Termin steht“ oder „Wird ausgeführt“, dazu Datum und Uhrzeit des Termins. | +ja |
| Kommentare | Ihre eigenen und die Antworten des Büros. | +ja |
| Fotos und Unterlagen | Alles, was sie selbst hochlädt. Fotos aus der App, sobald der Monteur oder das Büro sie freigibt. | +ja |
| Interne Kommentare | Im Büro ist „nur intern“ beim Schreiben schon angehakt. Kommentare der Monteure sind immer intern. | −nein |
| Monteur | Wer kommt, steht nicht da. Am Einsatztag heißt es „Heute, Monteur unterwegs“. | −nein |
| Material und Arbeitszeit | Das bleibt beim Betrieb. | −nein |
| Andere Kunden | Weder Aufträge anderer Hausverwaltungen noch die deiner übrigen Kunden. | −nein |
So läuft es in KREIS
- Schritt 1 · Büro
Einladen
Das Büro lädt die Ansprechpartner der Hausverwaltung ins Portal ein. Ohne Einladung kommt niemand hinein. Das Portal liegt unter der Adresse deines Betriebs.
- Schritt 2 · Hausverwaltung
Auftrag melden
Sie gibt Adresse und Beschreibung ein, bei Bedarf auch Wohnung, Priorität (Standard, Störung oder Notfall), einen Kontakt vor Ort und einen Wunschzeitraum. Fotos und Unterlagen lädt sie direkt danach am Auftrag hoch.
- Schritt 3 · Büro
Planen
Das Büro nimmt den Auftrag an und plant den Einsatz. Die Hausverwaltung sieht jeden neuen Stand, etwa „Termin steht“ mit Datum und Uhrzeit. Fehlt eine Angabe, stellt das Büro den Auftrag auf „Wir warten auf Ihre Antwort“ und fragt im Kommentar nach.
- Schritt 4 · Büro
Abschließen
Ist die Arbeit erledigt, setzt das Büro den Auftrag auf „Abgeschlossen“. Kommentare, Fotos und Unterlagen bleiben am Auftrag.
Oben im Portal steht in einem Satz, wie viele Aufträge gerade laufen und wie viele auf eine Antwort warten.
Was das Portal nicht macht
Preise und Rechnungen gibt es im Portal nicht. Ändern oder stornieren kann die Hausverwaltung einen Auftrag nicht, und den Termin legt das Büro fest. Hochgeladene Dateien löscht ebenfalls nur das Büro.
Fragen
Wie kommt eine Hausverwaltung ins Portal?
Nur über eine Einladung des Büros, eine offene Anmeldung gibt es nicht. Wer eingeladen ist, setzt ein eigenes Passwort und meldet sich danach unter der Adresse deines Betriebs an.
Sieht die Hausverwaltung interne Kommentare?
Nein. Kommentare, die das Büro mit „nur intern“ schreibt, und alle Kommentare der Monteure bleiben beim Betrieb. Die Datenbank gibt sie an Konten einer Hausverwaltung gar nicht heraus.
Sieht eine Hausverwaltung Aufträge anderer Kunden?
Nein. Sie sieht nur ihre eigenen Aufträge, weder die anderer Hausverwaltungen noch die deiner übrigen Kunden.
Kann die Hausverwaltung einen Termin festlegen?
Nein. Sie nennt beim Melden einen Wunschzeitraum, den Termin plant das Büro. Sobald er steht, sieht sie Datum und Uhrzeit.
Welche Dateien kann sie hochladen?
Fotos als JPG, PNG, GIF, WebP oder HEIC und Unterlagen als PDF, bis 8 MB je Datei und bis zu 30 Dateien je Auftrag. Öffnen lässt sich eine Datei erst, wenn sie auf Viren geprüft ist.
Sieht die Hausverwaltung, welcher Monteur kommt?
Nein. Am Einsatztag steht im Portal „Heute, Monteur unterwegs“, ohne Namen.
Was kostet das Portal in KREIS?
Es gehört zum Paket, einzeln buchst du es nicht. Was KREIS kostet, sagen wir zum Start, und wer auf der Warteliste steht, erfährt es zuerst.
Deine Frage fehlt? Schreib an info@zyntix-kreis.de.
Zwei Wege zu so einem Portal
In KREIS gehört das Portal zur Software, in der dein Büro plant und deine Monteure arbeiten. Wer auf der Warteliste steht, erfährt zuerst, wann es losgeht und was es kostet.
Willst du deine bisherige Handwerkersoftware behalten, gibt es von zyntix das Auftragsportal. Es läuft neben ihr und verbindet dein Büro mit deinen Auftraggebern. Zum Auftragsportal