Handwerker­software schrittweise einführen

Leitfaden von zyntix · Stand: Oktober 2026

Du musst nicht alles an einem Tag umstellen. Mit KREIS fängt das Büro bei Aufträgen und Kalender an, danach kommen die Monteure mit der App dazu und zuletzt die Hausverwaltungen ins Portal. Dein Rechnungsprogramm behältst du; Stunden, Fahrt und Material aus den Rückläufern der Monteure lädst du dafür als CSV-Datei herunter.

Warum in Etappen

Wer alles an einem Tag umstellt, lernt im Büro neue Masken und gibt den Monteuren eine neue App, während die Rechnungen trotzdem pünktlich raus müssen. Hakt es an einer Stelle, merkt es der ganze Betrieb.

In Etappen läuft ein Teil der Arbeit schon in KREIS und der Rest wie bisher, bis die nächste Etappe sitzt. Schrittweise heißt dabei, dass du Teile nacheinander in Gebrauch nimmst. Einzeln kaufen musst du sie nicht, KREIS ist ein Paket.

So führst du KREIS ein

1. Etappe 1 · Zyntix und Betriebsleitung

   Einrichten

   Zyntix legt deinen Betrieb an, mit eigener Adresse und dem ersten Zugang für die Betriebsleitung. Danach lädst du dein Team selbst ein, unter „Team“ mit „Einladen“, und stellst unter „Einstellungen“ die Betriebszeit ein. Eine geführte Einrichtung kommt, mit Vorlagen für kleine, mittlere und große Betriebe.

2. Etappe 2 · Büro

   Aufträge und Kalender

   Neue Aufträge legt das Büro in KREIS an und plant sie im Kalender. Monteur und Termin dürfen anfangs fehlen, und einen Auftraggeber legst du als Direktkunden an, ohne Portalzugang. Laufende Aufträge führst du im alten System zu Ende.

3. Etappe 3 · Monteure

   Die App

   Für jeden Monteur richtest du das Telefon mit „Gerät einrichten“ ein, per Einmal-Code oder QR-Code. Ab dann sieht er seine Einsätze, meldet nach der Arbeit den Rückläufer und trägt seine Arbeitszeit ein. Die App läuft auf dem iPhone, Android kommt.

4. Etappe 4 · Hausverwaltungen

   Das Portal

   Eine neue Hausverwaltung lädst du gleich mit „Anlegen & einladen“ ins Portal ein, einen Direktkunden später. Im Portal melden Hausverwaltungen Aufträge selbst und sehen, wie weit sie sind. Ein Zugang für Großkunden mit vielen Objekten kommt, ebenso das Portal unter deiner eigenen Adresse.

Die Reihenfolge ist ein Vorschlag. Das Lager mit Artikeln und Mindestbestand kannst du in jeder Etappe dazunehmen.

Was mit deinen Daten passiert

Einen Import für Kunden, Artikel oder Aufträge aus anderen Programmen hat KREIS heute nicht; Objekte aus einer CSV-Datei einzulesen kommt, für Auftraggeber mit vielen Liegenschaften. Hausverwaltungen, Direktkunden und Artikel legst du von Hand an, am einfachsten dann, wenn der erste Auftrag für sie kommt. Den Anfangsbestand im Lager buchst du je Artikel einmal ein.

Die Rechnung bleibt, wo sie ist

Rechnungen schreibst du weiter mit deinem bisherigen Programm. Arbeitszeit, Fahrt hin und zurück und das Material stehen im verbuchten Rückläufer. Unter „Rückläufer“ lädst du sie mit „Export“ für einen Zeitraum als CSV-Datei herunter, eine Zeile je Posten und ohne Preise. In KREIS selbst kommen Preise je Artikel und Stunde, Angebot und Rechnung samt E-Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung), Abschlags- und Schlussrechnungen und ein Mahnwesen; die Rechnung entsteht dann aus dem Rückläufer.

Was später dazukommt

Anfragen per Mail landen künftig im Eingangskorb, aus deinem eigenen Postfach oder über eine Adresse bei uns. Dazu kommen Wartungsverträge mit wiederkehrenden Aufträgen, Projekte am Objekt sowie Abteilungen und Rechte je Person. Urlaub und Krankheit stehen dann im Kalender, Teilzeit und Gleitzeit in der Arbeitszeit. Ein Assistent im Büro beantwortet Fragen zum Betrieb, nur mit den Rechten der Person, die fragt; er schlägt vor, buchen tut ein Mensch.

Was KREIS bei der Einführung nicht macht

KREIS übernimmt heute keine Daten aus anderen Programmen und hat keine Schnittstelle zu einem Buchhaltungsprogramm; ein DATEV-Export kommt. Teile von KREIS ab- oder zuschalten kannst du heute nicht. Was du noch nicht brauchst, lässt du liegen.

Fragen

Deine Frage fehlt? Schreib an info@zyntix-kreis.de.

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